1. Benuzterrechte für Workflows vergeben
2. Workflows unter Stammdaten anlegen
3. Standardeinstellungen - Aufblenden von Workflows bei Neuanlage

„Zahnrad“ –> „Stammdaten“ –> „Benutzergruppen und Rechte“ –> „Stammdaten“

• Workflows LESEN: Um Workflows nutzen zu können, muss die Option „Workflows lesen“ aktiviert sein. Dadurch erhalten die Benutzer die Berechtigung, bestehende Workflows einzusehen und zu verwenden.

• Workflows LÖSCHEN: Wenn ein Benutzer die Berechtigung erhalten soll, bestehende Workflows zu entfernen, muss die Option „Workflows löschen“ aktiviert sein. Nur mit dieser Berechtigung ist es möglich, bereits vorhandene Workflows zu löschen.

• Workflows SCHREIBEN: Um neue Workflows anzulegen oder bestehende Workflows zu bearbeiten und zu ändern, muss die Option „Workflows schreiben“ aktiviert sein.

Die Einstellungen der Workflows finden sie unter „Zanhrad“ –> „Stammdaten“ –> „Workflows“

Um einen neuen Workflow anzulegen, klicken Sie in der Workflow Übersicht auf „Neu“:

Hier ein Beispiel des fertig angelegten Workflows „Neukunde anlegen“:

Sie können pro Zeile eine gewünschte Anweisung hinterlegen.

Es empfiehlt sich die einzelnen Workflow-Schritte durch eine führende Nummerierung (z.B. 01,02,03,..) zu ordnen. Dies erleichtert später die Arbeit mit der Liste „offene Workflows“ bzw. der Liste „offene Workflow-Schritte“.

„Zahnrad“ –> „Standardeinstellungen“ –> „Workflows“

Mit der Funktion „Neuen Workflow anlegen nach Neuanlage von“ können Sie automatisch einen neuen Workflow erstellen, sobald eine der folgenden Optionen angelegt wird: Kunde, Vertrag oder Schaden.

Wenn eine dieser Optionen ausgewählt ist, öffnet sich nach der Neuanlage automatisch das Workflow-Fenster. In diesem Fenster können Sie dann direkt einen neuen Workflow für den jeweiligen Kunden, Vertrag oder Schaden auswählen.

Wenn Sie einen neuen Kunden erfassen und speichern, öffnet sich automatisch das Fenster „Workflows“, wenn sie die entsprechende Option aus 1.3 ausgewählt haben. In diesem Fenster können Sie nun den passenden Workflow anlegen und die einzelnen Schritte abarbeiten.

Mit einer Checkbox haben Sie die Möglichkeit, abgeschlossene Schritte als „Erledigt“ zu markieren. Bei Bedarf können Sie in einem Info-Feld zusätzliche Kurzinformationen zu diesem Workflow-Schritt hinterlegen.

Wenn ein Workflow noch offene Schritte hat wird dies in der Worfklow-Liste mit einem „Stift“-Symbol verdeutlicht. Sind alle Workflow-Schritte abgeschlossen bekommt der Workflow einen grünen Haken.

In der Kundenmaske können Sie über den Button „Aktionen“ und „Workflows“ das Fenster für die Workflows zu diesem Kunden öffnen.

Über die Suchlisten können Sie sich alle offenen Workflows mit den jeweiligen Kundendaten anzeigen lassen.

Beispiel-Liste noch offener Workflows: