Mit der Funktion „Abfragen und Selektionen“ können Sie ganz einfach gezielte Informationen aus Ihrem Datenbestand extrahieren und für verschiedene Zwecke verwenden. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mithilfe des Abfrage-Assistenten individuelle Abfragen erstellen, um die gewünschten Daten zu selektieren und anschließend zu verarbeiten oder zu exportieren.

Hierbei wird Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie Felder auswählen, Bedingungen setzen, die Sortierung festlegen und die Abfrage abschließend fertigstellen bzw. exportieren können. Zudem erhalten Sie Informationen darüber, wie Sie erstellte Abfragen speichern, um sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszuführen, ohne den gesamten Prozess erneut durchlaufen zu müssen.

1. Auf der Hauptmaske unter dem Menüpunkt: „WECHSELN ZU“ die Schaltfläche „Selektionen“ auswählen.

2. Es erscheint das Fenster „Abfrage-Manager“, in dem alle bereits erstellten und gespeicherten Abfragen angezeigt werden. Wählen Sie hier die Schaltfläche „Neu“.

3. Es erscheint nun der Abfrage-Assistent, der Sie durch die weiteren Schritte begleitet.

1. Wählen Sie aus der Liste „Auswahl Feldnamen“ die Felder aus, welche auf Ihrer Ergebnisliste erscheinen sollen. Die zur Verfügung stehenden Felder sind nach Kategorien (Kunden, Verträge, Schäden und den jeweiligen Bausteinen) geordnet und können über das Auswahlfeld „Felder folgender Kategorie anzeigen“ ausgewählt werden.

Wichtig: Die Reihenfolge der in der Liste „Diese Felder erscheinen im Ergebnis“ angezeigten Felder bestimmt auch die Reihenfolge, wie die Daten ausgegeben werden.

2. Nachdem Sie mittels Doppelklick oder mit Hilfe der Pfeiltasten die Felder ausgewählt haben, welche auf Ihrer Ergebnisliste erscheinen sollen, kommen Sie durch klicken auf die Schaltfläche „Weiter“ zu „Schritt 2 - Bedingungen setzen“.

1. Um das Abfrageergebnis einzuschränken, können Sie Bedingungen für Ihre Abfrage formulieren. Wählen Sie die Schaltfläche „Neu“, um die Bedingungen einzugeben.

2. Die zur Verfügung stehenden Felder sind auch hier nach Kategorien geordnet und können über das Auswahlfeld Felder folgender Kategorie anzeigen ausgewählt werden.

3. Formulieren Sie nun Ihre gewünschte Bedingung und wählen Sie dann die Schaltfläche „Speichern“.

Beispiel: Da wir in einer Beispiel-Abfrage auf Kunden mit Kfz-Verträgen machen wollen, wählen Sie das Feld SP_Spartenname. Im Feld Operator wählen wir den Wert „gleich“ und im Feld Wert geben wir den Begriff „Kfz-Versicherung“ ein. Nun haben wir unsere erste Bedingung gesetzt. Sie lautet: „SP_Spartenname gleich Kfz-Versicherung“

1. Hier können Sie die Sortierungsreihenfolge für das Abfrageergebnis festlegen und definieren, ob das Abfrageergebnis auf- oder absteigend sortiert angezeigt werden soll.

2. Nachdem Sie die Sortierung festgelegt haben, wählen Sie die Schaltfläche „Weiter“.

1. Im „Schritt 4 - Fertigstellen“ legen Sie fest, was mit dem Abfrageergebnis geschehen soll.

2. Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen in den Feldern Ausgabetyp, Ausgabeformat und Ausgabedatei vor.

Über das Feld Ausgabetyp definieren Sie ob das Abfrageergebnis…

a) in einem Datenblatt angezeigt wird (hier ist keine weitere Verarbeitung der Daten möglich)

b) an die Textverarbeitung Microsoft Word übergeben wird

c) an eine Tabellenkalkulation übergeben wird

d) in eine ASCII Datei exportiert wird

e) in eine DBF- oder XML-Datei exportiert wird (Wir empfehlen „XML - Datei (XML)„bei mehr als 32.000 Datensätzen oder dem Export von „Memofeldern“ zu verwenden.)

Über das Feld Ausgabeformat definieren Sie, in welches Datenformat das Abfrageergebnis konvertiert wird.

Über das Feld Ausgabedatei definieren Sie, wohin die zu exportierenden Daten geschrieben werden sollen. 3. Wenn Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, dann wählen Sie die Schaltfläche Abfrage starten.

4. Es wird nun das Abfrageergebnis erstellt, das den eingegebenen Abfragekriterien entspricht.

5. Zum speichern der Abfrage wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“ und geben Sie anschließend den gewünschten Namen ein.

Es ist möglich, eine erstellte Abfrage unter einem beliebigem Namen abspeichern, um diese zu einem späteren Zeitpunkt ohne erneutes Erstellen ausführen zu können.

Um eine Abfrage zu speichern gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie Ihre Abfrage wie unter Abfrage erstellen beschrieben

2. Wählen Sie die Schaltfläche „Speichern“ und geben Sie dann den Namen für die Abfrage ein.

Zusätzlich kann die Option „Abfrageergebnis markieren in KD_Selektionsfeld1“ ausgewählt werden. Hier kann das Abfrageergebnis in einen seperaten Feld gespeichert werden. Das wird benötigt, um komplexere Suchen im ProClient durchzuführen. Hier kann in der Suchenmaske von ProClient ein Drop-Down Menü neben der Beschreibung „Selektionsfeld“ ausgewählt werden, in dem die Abfragen gespeichert wurden. Es wird empfohlen, bei dem Erstellen neuer Selektionsfelder die Option „bisherige Markierungen löschen“ auszuwählen, um den alten Inhalt der Selektionsfelder zu überschreiben.

Das Datenblattfenster kann durch drücken der Taste „ESC“ geschlossen werden.