~~bc:Workflows~~

====== Einrichtung und Nutzung von Workflows ======


===== 1. Einrichtung =====

  - Benuzterrechte für Workflows vergeben
  - Workflows unter Stammdaten anlegen
  - Standardeinstellungen - Aufblenden von Workflows bei Neuanlage




==== 1.1 Benuzterrechte für Workflows vergeben ====
**"Zahnrad"** --> **"Stammdaten"** --> **"Benutzergruppen und Rechte"** --> **"Stammdaten"**

{{:anleitungen:benutzergrupperechte.jpg|}}

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  ***Workflows LESEN**: Um Workflows nutzen zu können, muss die Option "Workflows lesen" aktiviert sein. Dadurch erhalten die Benutzer die Berechtigung, bestehende Workflows einzusehen und zu verwenden.

  ***Workflows LÖSCHEN**: Wenn ein Benutzer die Berechtigung erhalten soll, bestehende Workflows zu entfernen, muss die Option "Workflows löschen" aktiviert sein. Nur mit dieser Berechtigung ist es möglich, bereits vorhandene Workflows zu löschen.

  ***Workflows SCHREIBEN**: Um neue Workflows anzulegen oder bestehende Workflows zu bearbeiten und zu ändern, muss die Option "Workflows schreiben" aktiviert sein.

\\



==== 1.2 Workflows unter Stammdaten anlegen ====

Die Einstellungen der Workflows finden sie unter **"Zanhrad"** --> **"Stammdaten"** --> **"Workflows"**

Um einen neuen Workflow anzulegen, klicken Sie in der Workflow Übersicht auf **"Neu"**:

{{:anleitungen:standardeinstellungen:workflows1.png|}}

\\

Hier ein Beispiel des fertig angelegten Workflows "Neukunde anlegen":

{{:anleitungen:workflowerstellen.jpg|}}

Sie können pro Zeile eine gewünschte Anweisung hinterlegen.

Es empfiehlt sich die einzelnen Workflow-Schritte durch eine führende Nummerierung (z.B. 01,02,03,..)
zu ordnen. Dies erleichtert später die Arbeit mit der Liste "offene Workflows" bzw. der Liste "offene Workflow-Schritte".



==== 1.3 Standardeinstellungen - Aufblenden von Workflows bei Neuanlage ====
**"Zahnrad"** --> **"Standardeinstellungen"** --> **"Workflows"**

{{:undefined:workflows3.png|}}

Mit der Funktion **"Neuen Workflow anlegen nach Neuanlage von"** können Sie automatisch einen neuen Workflow erstellen, sobald eine der folgenden Optionen angelegt wird: **Kunde, Vertrag oder Schaden**.

Wenn eine dieser Optionen ausgewählt ist, **öffnet sich nach der Neuanlage automatisch das Workflow-Fenster**. In diesem Fenster können Sie dann direkt einen neuen Workflow für den jeweiligen Kunden, Vertrag oder Schaden auswählen.
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===== 2. Anwendung =====

==== Automatisches Aufblenden Workflows ====
Wenn Sie einen neuen Kunden erfassen und speichern, öffnet sich automatisch das Fenster "Workflows", **wenn sie die entsprechende Option aus 1.3 ausgewählt haben**. In diesem Fenster können Sie nun den passenden Workflow anlegen und die einzelnen Schritte abarbeiten.

Mit einer Checkbox haben Sie die Möglichkeit, abgeschlossene Schritte als **"Erledigt"** zu markieren. Bei Bedarf können Sie in einem Info-Feld zusätzliche Kurzinformationen zu diesem Workflow-Schritt hinterlegen.

In der Workflow-Liste wird ein noch nicht abgeschlossener Schritt durch ein **"Stift"-Symbol** gekennzeichnet.
Sind alle Workflow-Schritte abgeschlossen, bekommt der Workflow einen **grünen Haken**.

{{:anleitungen:workflows5.png|}}

==== Aufrufen von Workflows ====

In der Kundenmaske können Sie über den Reiter "Workflows" in der linken Leiste das Fenster für die Workflows zu diesem Kunden öffnen.

{{:anleitungen:standardeinstellungen:workflows8.png|}}


==== Suchlisten - offene Workflows ====
Über die Suchlisten können Sie sich alle offenen Workflows mit den jeweiligen Kundendaten anzeigen lassen.

{{:anleitungen:suchlistenoffworkflow.jpg|}}