anleitungen:outlookmailarchivierung []

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 ~~bc:Automatische E-Mail Archivierung~~

====== Automatische Archivierung von E-Mails ======

===== Einrichtung =====

  * Im Kontext Menü **"Einstellungen"** des Icons der **"@C_PCL@ Hintergrunddienste"** müssen Sie die Outlook Ordner definieren, in welchen ach neuen E-Mails geprüft werden soll.

  * Ebenfalls können Sie auch das **Zeit-Intervall** einstellen, in welchem nach neuen E-Mails gesucht werden soll.

  ***@C_PCL@-Hintergrunddienste** starten nicht automatisch? [[anleitungen:outlookmailarchivierung#Hintergrunddienste aktivieren|Einstellung vornehmen]]

\\
**Taskleiste -> "@C_PCL@ Hintergrunddienste"**\\
{{:anleitungen:lsbackgroundeinstellungen.jpg|}}\\
oder\\
{{:anleitungen:lsbackgroundeinstellungen2.jpg|}}\\
\\
\\

**Maus Rechtsklick -> "Einstellungen":**\\
{{:anleitungen:lsbackgroundkontextmenueeinstellungen.jpg|}}\\
\\
\\

**Bitte hier den Punkt "E-Mail" auswählen:**\\
{{:anleitungen:lsbackgroundemail.jpg|}}
\\
\\

**Auswahl der Ordner:**\\
{{:anleitungen:lsbackgroundemailcheck.jpg|}}\\
\\

**In diesem Beispiel gewählten Einträge:**

  * Posteingang

  * Gesendete Elemente

  * Synchronisationsintervall 2 Minuten

\\
\\
==== Erkennung der ein- und ausgehenden E-Mails====

**"Standardeinstellungen" -> "Dokumentenmanagement" -> "Eigene Domains/E-Mail-Adressen"**\\
{{:anleitungen:standardeinstellungen-eigenedomainsemails.jpg|}}\\

Bitte tragen Sie hier **alle Ihre E-Mail-Domains** ein. z.B. (@lauton-software.de, @mustermann.de, @usw.de)
oder alternativ die **einzeln E-Mailadressen** (info@lauton-software.de, support@lauton-software.de, usw.)

  * **Bitte starten Sie **@C_PCL@/Hintergrunddienste** nach der ersten Einstellung ein Mal neu.**

\\
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==== Diese E-Mails werden automatisch archiviert ====

  * Ausgehende E-Mails, die aus @C_PCL@ verschickt wurden (Grund: versteckte ArchiveID im E-Mail Text).
  * Antworten auf ausgehende @C_PCL@ E-Mails (Grund: versteckte ArchiveID im E-Mail Text der zitierten E-Mail).
  * Antworten auf E-Mails, die bereits in @C_PCL@ archiviert sind (Grund: Zugehörigkeit zur selben Outlook-Konversation).
  * Antworten auf E-Mails, die außerhalb von ProClient erfasst aber in ProClient archiviert wurden. (Ab Outlook 2010 (Exchange 2010))
  * E-Mails die aufgrund Ihrer E-Mail-Adresse eindeutig einem bestimmten Kunden zugeordnet werden können.

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==== Diese E-Mails werden NICHT automatisch archiviert ====

  * Die E-Mail hat in Outlook die Kategorie "In @C_PCL@ archiviert". (Diese Kategorie wird automatisch vergeben, wenn die E-Mail manuell oder durch die automatische E-Mail-Archivierung in @C_PCL@ archiviert wurde.)

  * Sollen interne E-Mails von Mitarbeitern nicht automatisch archiviert werden können Sie dies unter: "Standardeinstellungen" -> "Dokumentenmanagement" "nicht automatisch archivieren (ausgehend)" hinterlegen. (Interne E-Mails: wenn der Absender und __alle__ E-Mail Adressen im "To" und "CC" interne E-Mail Adressen sind.)


  * Sollen E-Mails von einer bestimmten Adresse (werber@werbung.de) oder Domain (z.B. "@werbung.de") nicht archiviert werden, dann können Sie dies unter: "Standardeinstellungen" -> "Dokumentenmanagement" unter den Schaltflächen "zu ignorierende Domains" und "nicht automatisch archivieren (eingehend)" hinterlegt werden.

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==== Sonstiges ====

  * Bei eingehenden E-Mails wird das Kennzeichen //Posteingang// gesetzt, damit diese im Infocenter angezeigt werden können. Mit Taste F2 (Dokumenteninfos bearbeiten) oder mit Kontextmenüpunkt //Dokument archivieren und aus Posteingang entfernen// kann die Kennzeichnung //Posteingang// entfernt werden.
  * Mit Taste F2 (Dokumenteninfos bearbeiten) kann die E-Mail zu einem anderen Kunden verschoben werden.

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\\
==== Hintergrunddienste aktivieren ====

Zahnrad -> Standardeinstellungen ->\\
{{:anleitungen:zahnradstandardeinstellungen.jpg|}}\\
 Allgemein -> "Hintergrunddiesnte automatisch starten"\\
{{:anleitungen:allgemeinhintergrunddienstestarten.jpg|}}
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